L’Ufficio di Stato Civile di un’Ambasciata o di un Consolato è quell’istituzione che si occupa, come un Comune italiano, delle iscrizioni, annotazioni e tenuta dei Registri di Stato Civile. I Registri di Stato Civile sono quattro: nascita, matrimonio, divorzio e morte. Per ognuna di queste materie, l’Ufficio ha anche la competenza a rilasciare certificati dei documenti depositati agli atti dell’ufficio che attestino appunto lo "stato civile" di ciascun individuo.
In particolare, gli uffici consolari ricevono gli atti emessi dalle Autorità straniere e li trasmettono ai comuni italiani per la trascrizione.
Il settore di Stato Civile degli uffici consolari, oltre alla gestione dei registri di Stato Civile, assiste i cittadini residenti nella circoscrizione nell'espletamento delle seguenti pratiche:
• Ricezione atti di nascita e trasmissione presso il Comune italiano;
• Ricezione atti di matrimonio e trasmissione presso il Comune italiano;
• Redazione del verbale di pubblicazioni di matrimonio e affissione all’albo consolare;
• Celebrazione del matrimonio consolare, sempre che non vi si oppongano le leggi locali;
• Trasmissione delle istanze per il cambiamento del nome o del cognome alle prefetture competenti;
• Ricezione e trasmissione delle sentenze di separazione e di divorzio ai Comuni competenti per la trascrizione.
* Per registrare o ricevere documenti di stato civile, il cittadino Italiano residente all'estero deve essere iscritto all'AIRE.
* L'invio della documentazione puo' avvenire tramite posta ordinaria.
1. NASCITA – L’atto di nascita, originale o copia autentica “Certified Copy”, deve essere presentato nel formato “Long Form” completo con il nome della citta’ oltre che della Contea e deve, inoltre, contenere le generalità complete dei genitori (per la madre il cognome da nubile).
L’autorità competente per il rilascio degli atti di nascita è il “Deparment of Health, Vital Statistic Bureau” dello Stato dove è avvenuta la nascita. L’atto di nascita deve essere tradotto in Italiano.
Sull’atto di nascita rilasciato dalle autorita' statunitensi si deve far apporre Apostille, la legalizzazione rilasciata dal Secretary of State dello stato nel quale il documento e' stato originato.
Inoltre, e' necessario compilare e firmare il seguente modulo
2. MATRIMONIO – L’atto di matrimonio, originale o copia autentica “Certified Copy”, deve essere presentato insieme all’originale o copia autentica “Certified Copy” della “Marriage Licence Application” che riporta i dati completi degli sposi. Questi certificati sono rilasciati dalla “City Hall” o dalla “Court House” della Contea ove è avvenuto il matrimonio. L’atto di matrimonio deve essere firmato esclusivamente dal “Clerk” della Contea e NON dall’“Assitant Clerk”. E’ altresì necessario presentare certificazione di scioglimento di ogni eventuale precedente matrimonio (sentenza di divorzio, annullamento o atto di morte del coniuge). L’atto di matrimonio e la licenza di matrimonio devono essere tradotti in Italiano.
L’atto di matrimonio “Certificate of Marriage” e la licenza di matrimonio “Marriage License” devono essere legalizzati (Apostille), la legalizzazione rilasciata dal Secretary of State dello stato nel quale i documenti sono stati originati.
Inoltre, e' necessario compilare e firmare il seguente modulo
3. MORTE – L’atto di morte, originale o copia autentica “Certified Copy” deve essere nella forma integrale e si richiede al “Department of Health – Vital Statistics Bureau” dello Stato dove è avvenuto il decesso. L’atto di morte deve essere tradotto in Italiano.
Sull’atto di morte rilasciato dalle autorita' statunitensi si deve far apporre Apostille, la legalizzazione rilasciata dal Secretary of State dello stato nel quale il documento e' stato originato.
Inoltre, e' necessario compilare e firmare il seguente modulo
4. DIVORZIO – La richiesta di annotazione nei registri di stato civile italiani della sentenza di divorzio dovrà essere presentata dall’interessato, unitamente alla dichiarazione sostitutiva dell’atto di notorieta’ ed ad un valido documento di identità con fotografia. E’ necessario presentare una copia autentica “Certified Copy” della sentenza di divorzio completa di “Final Decree” ed accompagnata dall’accordo tra le parti. Serve, infine, una lettera da parte del “Court Clerk” con la quale viene dichiarato che non esistono appelli in corso e che la sentenza è passata in giudicato (tale dichiarazione può essere sostituita da una lettera del proprio avvocato). L’atto di divorzio “Divorce Certificate” ed il “Final Decree” devono essere tradotti in Italiano.
L’atto di divorzio “Divorce Certificate” e la sentenza finale di divorzio “Final Decree” devono essere legalizzati (Apostille), la legalizzazione rilasciata dal Secretary of State dello stato nel quale i documenti sono stati originati.
Inoltre, e' necessario compilare e firmare i seguenti moduli
REGOLE DI CARATTERE GENERALE
· La certificazione proveniente da altri Stati degli USA, non facenti parte di questa Circoscrizione Consolare, saranno inviati al competente Consolato che, dopo averne accertato la validità e verificato l’accuratezza della traduzione, ne curerà l’invio al Comune Italiano competente.
· I documenti presentati non saranno restituiti.
· Tutti i documenti devono essere originali o copie autentiche (certified copies): NON si accettano fotocopie.
· Tutti i documenti devono essere tradotti integralmente e correttamente in italiano. Le traduzioni, non eseguite correttamente e non corrispondenti al testo in inglese, verranno restituite al mittente.
IMPORTANTE: Tutti i certificati di stato civile e la copia autentica (certified copy) della Sentenza di Divorzio devono essere legalizzati con l’“Apostille” rilasciata dal “Secretary of State” dello Stato dove il documento è originato.
